Beseitigen Sie lästige Arbeit mit DAM AutoTasks

Ertappen Sie sich dabei, dass Sie im Zusammenhang mit digitalen Assets immer wieder dieselben Aufgaben durchführen? Vielleicht ist es das Ausmisten von Marketingmaterial aus dem letzten Jahr, das Einfügen von Nutzungsrechten in Bilder, die für die Öffentlichkeit bestimmt sind, oder das Ändern der Größe von JPG-Dateien aus dem letzten Produktfoto-Shooting für das Internet.

Entspannen Sie sich. Wir können Ihnen dabei helfen.

Mit AutoTasks, einem Bestandteil der NetX DAM-Plattform, können Sie benutzerdefinierte Skripts schreiben, die innerhalb von NetX bestimmte Aufgaben ausführen. Dadurch können Sie viel Zeit sparen, die Sie mit der Formatierung, der Anpassung von Berechtigungen, der Optimierung von Metadaten und dem Verschieben von Assets von Ordner zu Ordner verbringen.

Hier sind fünf unserer bevorzugten zeitsparenden AutoTasks:

1. Assets ablaufen lassen

Einige Assets haben eine begrenzte Lebensdauer. Dies gilt beispielsweise für Bildmaterial, das nur für einen bestimmten Zeitraum lizenziert ist, für Marketingkampagnen, die zu einem bestimmten Datum auslaufen, oder für Werbematerialien, die mit Ihrer aktuellen Theatersaison, Ausstellung oder Bekleidungslinie verknüpft sind.

Wenn diese Assets nicht mehr benötigt werden, kann das Bereinigen von NetX, um sicherzustellen, dass nur die aktuellen Assets verwendet werden, ein zeitaufwändiger Prozess sein.

Mit AutoTasks können Sie festlegen, dass Assets automatisch zu einem bestimmten Datum ablaufen. Sobald Mitternacht dieses Datums erreicht ist, werden die gewünschten "Ablauf"-Funktionen angewendet. Sie können zum Beispiel eine (oder alle) der folgenden Aufgaben festlegen:

• Asset wird in einen anderen Ordner verschoben
• Zugriffsberechtigungen werden aktualisiert
• Metadaten werden mit dem Status "abgelaufen" und dem Datum des Ablaufs aktualisiert
• Das Asset wird mit einem Wasserzeichen als "abgelaufen" gekennzeichnet
• Das Asset wird in einen günstigeren Langzeitspeicher (z. B. Amazon Glacier) verschoben.

Sie müssen Ihren Kalender nicht markieren - stellen Sie einfach den AutoTask für den Ablauf ein und vergessen Sie ihn.

2. Verwalten von Benutzerrechten

AutoTasks können auch dazu beitragen, dass die richtigen Personen auf Ihre Inhalte zugreifen. Dies kann eine enorme Zeitersparnis bedeuten, wenn Sie eine große Anzahl von Personen (intern oder extern) haben, die auf NetX zugreifen müssen, und wenn Sie den Zugriff auf sensible Daten schützen möchten.

Travel Alberta bietet zum Beispiel spezifische Benutzerberechtigungen, die auf der Branche des Benutzers basieren. Wenn sich ein neuer Benutzer registriert, erhält er automatisch Zugriff auf eine begrenzte Bibliothek. In der Zwischenzeit erhält Maryanne Doran, Global Visual Asset Development Specialist, eine automatische E-Mail mit den Benutzerdaten, einschließlich Unternehmen und selbst gewählter Branche. Sie ordnet das neue Konto dann der richtigen Benutzergruppe zu, wodurch die Berechtigungen automatisch aktualisiert werden und eine E-Mail ausgelöst wird, die den Benutzer über seinen neuen Kontostatus und seine Berechtigungen informiert.

Travel Alberta nutzt AutoTasks auch, um die Berechtigungen für Assets zu aktualisieren, wenn Maryanne sie in einen bestimmten Ordner hochlädt. Wenn sie zum Beispiel eine Videodatei in den Ordner "Commercials" hochlädt, müssen die Benutzer eine Rechtfertigungsanfrage senden, um Zugriff darauf zu erhalten.

"Es ist schön, dass ich nicht zu viel darüber nachdenken muss, wenn ich sensible Inhalte in die Bibliothek hochlade", sagt sie.

Foto mit freundlicher Genehmigung von Travel Alberta

3. Attributwerte zuweisen

Wenn alle Ihre Assets mit detaillierten - aber eindeutigen - Informationen versehen werden müssen, ist es nicht einfach, sie schnell zu aktualisieren. Aber mit AutoTasks können Sie Ihren Assets automatisch Attributwerte zuweisen, die auf anderen Kriterien basieren.

Das Museum of New Zealand Te Papa Tongarewa, das neuseeländische Nationalmuseum, nutzt diese Möglichkeit auf interessante Weise . Wenn der Status eines Assets von "In Prüfung" auf "Angenommen" geändert wird, führt die AutoTask zwei Dinge aus:

• Das Asset wird in einen öffentlichen Ordner verschoben, wo Benutzer mit den richtigen Berechtigungen darauf zugreifen können.
• Sie erstellt automatisch eine Beschriftung, die Lizenzinformationen und Rechte enthält, indem sie auf zuvor eingegebene Werte zurückgreift (Fotograf, Jahr, Copyright-Informationen, Rechte).

4. Verknüpfung von Assets

Sie können AutoTasks verwenden, um ähnliche Assets über ihre Metadaten automatisch miteinander zu verknüpfen. Ein Beispiel:

• Verknüpfen Sie ein Vollbild eines Gemäldes mit demselben Bild mit einem Farbbalken
• Verknüpfen Sie Bilder verschiedener Größen oder Formate miteinander (z. B. JPG, TIFF und PNG usw.)
• Verknüpfen Sie ein Model-Release-Formular mit jedem Bild mit diesem Model
• Verknüpfen Sie Produktbilder, die alle dieselbe Bluse, Handtasche oder andere Teile eines Looks verwenden.

Sie können bereits nach bestimmten Metadatenwerten suchen, um diese Assets gemeinsam aufzurufen, aber die Verknüpfung über eine AutoTask ermöglicht es Ihnen, eine Beziehung zwischen Assets herzustellen, die vom Asset selbst aus sichtbar ist.

5. Automatisch Ableitungen generieren

In vielen Unternehmen werden immer wieder dieselben Formate oder Größen erstellt: niedrig- und hochauflösende Versionen desselben Bildes, unterschiedliche Seitenverhältnisse, verschiedene Größen, unterschiedliche Dateiformate usw.

Mit AutoTasks kann NetX automatisch so viele Formate rendern, wie Sie möchten, und sie genau dort platzieren, wo Sie sie benötigen.

Ein eCommerce-Unternehmen muss beispielsweise für jedes hochgeladene Produkt Dutzende verschiedener Bildderivate generieren, um das responsive Design seiner Website zu unterstützen. Mit AutoTasks generiert das System automatisch alle benötigten Ableitungen, wenn der Status eines Bildes auf "endgültig" geändert wird, und sendet sie dann an einen Amazon S3-Datei-Bucket, von wo aus sie in die Website eingespeist werden können.

Wie können Sie mit AutoTasks Zeit sparen?

AutoTasks sind eine wertvolle Möglichkeit, Zeit für sich wiederholende Aufgaben einzusparen und die Konsistenz im Umgang mit digitalen Assets zu gewährleisten. Wenn Sie mehr über die NetX DAM-Plattform und Tools wie AutoTasks erfahren möchten, setzen Sie sich mit unserem Team in Verbindung.