Für Teams mit einem Product Information Management System (PIM) oder einem Collection Management System (CMS) ist der Gedanke, all ihre Daten erneut in ein Digital Asset Management Tool eingeben zu müssen, eine entmutigende Aufgabe. Da die Daten bereits korrekt in das CMS oder PIM eingegeben wurden, sollte es eine schnelle Möglichkeit geben, diese Daten mit Ihrer DAM-Plattform zu synchronisieren. NetX hatte den gleichen Gedanken, und durch unsere Arbeit mit vielen Museen im Laufe der Jahre haben wir das Data Source Sync Tool entwickelt.
Mit dem Data Source Sync-Tool von NetX können wir Ihre vorhandenen Daten aus einem CMS- oder PIM-System ganz einfach auf Ihre NetX DAM-Plattform übertragen. Auf diese Weise können Sie Daten, die sich bereits in einer externen Datenbank befinden, in NetX nutzen, entweder in einem großen Stapel oder einzeln, wenn neue Elemente zur Hauptsammlung hinzugefügt werden, um sicherzustellen, dass alles synchron bleibt.
Der Prozess ist einfach: Jedes Asset hat eine eindeutige Kennung, die in beiden Systemen vorhanden ist und als Schlüssel dient. Wenn dieser Schlüssel in die DAM-Plattform eingegeben wird, findet eine Suchabfrage den Ort, an dem sich die Metadaten im externen System befinden, und fügt sie dann zu NetX hinzu.
Dies kann als anfängliche Abfrage erfolgen, um alle Datensätze, die in NetX aktualisiert werden müssen, in einem Stapel zu erhalten, und anschließend kann eine Abfrage die Aktualisierung der Daten in NetX auslösen, um alles synchron zu halten.
Dies ist eine schnelle, nahtlose Methode, um sicherzustellen, dass Ihre Metadaten synchronisiert sind, ohne dass Sie Ihre Arbeit duplizieren müssen.
Benutzerfreundliche und leicht verständliche Oberfläche
Fast jedes Museum verfügt über ein Sammlungsmanagementsystem (CMS), eine Datenbank mit Informationen über alle physischen Objekte, die das Museum besitzt. Wenn diese Informationen bereits im CMS enthalten sind, warum müssen sie dann auch in NetX enthalten sein?
Zunächst einmal dient das CMS dazu, Standard-Metadaten wie Titel, Künstler oder Jahr zu katalogisieren, aber auch Metadaten, die sich auf Dinge wie den physischen Standort, die Ausstellungsgeschichte oder den Ausleihstatus beziehen. Aber diese Datenbanken können komplex und kompliziert zu bedienen sein, wenn man nicht geschult ist, und sie können oft teuer werden, wenn man zusätzliche Benutzerplätze hinzufügt.
Liste der CMS- und PIM-Systeme, von denen NetX derzeit Daten abruft:
- TMS
- Emu
- Embark
- Vergangenheit Perfekt
- Wiederentdeckung
- MuseumPlus
- OPAS
- Qi
Traditionell wurden nur ein oder zwei Mitarbeiter des Museums in der Steuerung und im Zugriff auf das CMS geschult, was zu einem zeitaufwändigen Prozess führte, wenn andere Beteiligte Fragen zur Datenbank hatten. NetX hingegen verfügt über eine Benutzeroberfläche, die sich hervorragend für die Selbstbedienung eignet, und Sie können die Anzahl der Nur-Lese-Benutzer ohne zusätzliche Kosten erhöhen.
Ein Teil dieser Benutzerfreundlichkeit ist die differenzierte Art und Weise, in der NetX es den Benutzern ermöglicht, Datensätze anhand von Metadaten zu suchen. Dies war der Fall beim National WWII Museum, dessen CMS Datensätze von Vermögenswerten und Artefakten eher als Referenzmaterial denn als nutzbare digitale Assets enthielt. Die Benutzer waren nicht in der Lage, das CMS nach den spezifischen digitalen Inhalten zu durchsuchen, die sie suchten, wie z. B. die Erwähnung einer bestimmten Schlacht im Verlauf eines einstündigen Videointerviews.
Mithilfe des NetX Data Source Sync-Tools konnte das Museum die Metadaten aus dem CMS direkt in NetX abbilden, so dass die Benutzer genau die Inhalte finden konnten, nach denen sie suchten.
Vereinfachen Sie Ihren Arbeitsablauf
Data Source Sync vereinfacht den Workflow für Unternehmen, die NetX neben anderen Datenbanken für die Katalogisierung von Assets verwenden. Die Anzahl der zu verwendenden Tools wird begrenzt, die Kosten und die Komplexität für die Organisation werden reduziert und die Belastung der Kuratoren, die in der Vergangenheit die Metadatensätze verwaltet haben, wird verringert, ohne dass die Benutzer die gleichen Metadaten zweimal eingeben müssen.
Erfahren Sie mehr darüber, wie das Data Source Sync-Tool von NetX Ihre Arbeitsabläufe vereinfachen und Ihre Datenbanken auf dem neuesten Stand halten kann. Vereinbaren Sie noch heute einen Termin für eine Demo, oder erfahren Sie mehr über die Zusammenarbeit von NetX mit Museen.
