Bildnachweis: Winslow Townson
Seit seinem ersten Konzert im Jahr 1881 hat das Boston Symphony Orchestra Millionen von Zuhörern durch Live-Auftritte, aber auch über das Internet, Radio, Fernsehen, Bildungsprogramme, Aufnahmen und Tourneen berührt. Und wie nicht anders zu erwarten, hat das Orchester einen reichen Schatz an Audioarchiven angelegt.
Die Art und Weise, wie das BSO diese Archive im Laufe der Jahre verwaltet hat, hat sich mit dem Wachstum der Sammlung und den neuen Technologien, die neue Möglichkeiten zur Nutzung dieser Archive eröffnet haben, weiterentwickelt. Intern benötigen das Marketing, das Programmbuch und andere Abteilungen regelmäßig Zugang zu Audiodateien und anderen digitalen Beständen. Extern stellen Rezensenten, Musiker und sogar Nachkommen historischer BSO-Mitglieder häufig Anfragen zum Zugriff auf bestimmte Dateien.
Vor 2017 bearbeitete das BSO Anfragen nach Audiodateien, indem es per E-Mail Links zu Online-Dateispeichern wie Box und Google Drive weitergab oder CDs rippte und per Post verschickte, sagt Sarah Funke Donovan, Associate Archivist for Digital Assets beim BSO: " Es war ein Mischmasch, je nachdem, in welcher Abteilung man war."
Man erkannte, dass man eine Möglichkeit brauchte, eine breite Palette digitaler Bestände einfach zu suchen und gemeinsam zu nutzen, und wandte sich daher an NetX und dessen Digital Asset Management System.
Der BSO gefiel, dass NetX eine Vielzahl von Formaten unterstützt und die Möglichkeit bietet, Audio- und Videodateien direkt aus dem DAM zu kopieren. Darüber hinaus war das NetX-Team bei der Konfiguration des DAM-Systems für BSO sehr hilfsbereit und zog mit dem NetX Data Source Sync-Tool Daten aus der bestehenden Leistungsdatenbank ab.
Optimierter Arbeitsablauf
Nach einem Konzert verwenden die Tontechniker die Asset-Anforderungsformulare von NetX - die es nicht registrierten NetX-Benutzern ermöglichen, Massenimporte in einen bestimmten Ordner durchzuführen -, um eine Master-WAV-Datei für das gesamte Konzert sowie MP3s der einzelnen Tracks hochzuladen. Wenn jemand nach einem bestimmten Satz eines bestimmten Stücks sucht, muss er sich nicht das gesamte Konzert anhören.
BSO arbeitete mit NetX zusammen, um eine AutoTask zu erstellen, die all diese einzelnen Dateien beim Import automatisch miteinander verknüpft, so dass ein Benutzer alle zugehörigen Assets schnell und einfach finden kann.
Einfache gemeinsame Nutzung von Dateien intern und extern
Anstatt das Archivierungsteam zu bitten, eine CD zu rippen oder eine Datei per E-Mail zu verschicken, erleichtert NetX den Austausch von Links mit internen und externen Beteiligten, sei es mit der Pressestelle der BSO oder mit externen Forschern und Prüfern. Das Team der BSO kann Links zu MP3-Dateien mit nur einem Mausklick sicher weitergeben.
Die Einfachheit der Dateifreigabe gilt für beide Seiten. So kann zum Beispiel ein externer Podcaster seine Audiodateien ganz einfach auf NetX hochladen, was eine automatische E-Mail an die Marketingabteilung auslöst und dem Podcaster einen Schritt erspart. Der Podcaster kann dann schnell sehen, ob sich jemand im Marketing die Audiodatei angesehen hat, ohne das Marketingteam erneut kontaktieren zu müssen, um sicherzustellen, dass sie die Datei erhalten haben.
Schnelle Clips für Marketing und Presse
Oft benötigen die Mitglieder des Marketing- oder Presseteams nur einen kurzen Clip einer Audioaufführung, um ihn auf derWebsitedesBSO zu veröffentlichenoder als Teil einer Pressemappe beizulegen. Anstatt sich mit einer Software zur Audiobearbeitung vertraut machen zu müssen oder das Tontechnikteam zu bitten, ihnen einen Clip zur Verfügung zu stellen, können diese Benutzer nun in NetX schnell einen Clip für ihre Zwecke schneiden.
Verbesserte Suchfunktion
Vor NetX wurden Audio- und Bilddaten in einem langen System von Ordnernamen gespeichert, die schwer zu navigieren oder zu durchsuchen waren. Dies zwang das BSO-Personal, die Inhalte nach dem Herunterladen vom Hauptserver lokal zu speichern, was ein Problem mit der Duplizierung von Material darstellte.
Dank der Fähigkeit von NetX, robuste Metadaten einzubinden, können die Benutzer nun problemlos eine schnelle Suche durchführen. Außerdem können sie Audiodaten innerhalb des Systems streamen, ohne sie herunterladen zu müssen, was die Duplizierung weiter reduziert und es den Benutzern erleichtert, das Gesuchte zu finden.
"Es war sehr hilfreich, eine Möglichkeit zu haben, Informationen über das Objekt einzubinden, die durchsuchbar waren", sagt Sarah.
Seit seinem ersten Konzert im Jahr 1881 hat das Boston Symphony Orchestra Millionen von Zuhörern durch Live-Auftritte, aber auch über das Internet, Radio, Fernsehen, Bildungsprogramme, Aufnahmen und Tourneen berührt. Und wie nicht anders zu erwarten, hat das Orchester einen reichen Schatz an Audioarchiven angelegt.
