Fallstudie: Bostoner Symphonieorchester

Bildnachweis: Winslow Townson

Wie das Boston Symphony Orchestra mit seinem Digital Asset Management System Audio zum Leben erweckt

Seit seinem ersten Konzert im Jahr 1881 hat das Boston Symphony Orchestra Millionen von Zuhörern durch Live-Auftritte, aber auch über das Internet, Radio, Fernsehen, Bildungsprogramme, Aufnahmen und Tourneen berührt. Und wie nicht anders zu erwarten, hat das Orchester einen reichen Schatz an Audioarchiven angelegt.

Die Art und Weise, wie das BSO diese Archive im Laufe der Jahre verwaltet hat, hat sich mit dem Wachstum der Sammlung und den neuen Technologien, die neue Möglichkeiten zur Nutzung dieser Archive eröffnet haben, weiterentwickelt. Intern benötigen das Marketing, das Programmbuch und andere Abteilungen regelmäßig Zugang zu Audiodateien und anderen digitalen Beständen. Extern stellen Rezensenten, Musiker und sogar Nachkommen historischer BSO-Mitglieder häufig Anfragen für den Zugriff auf bestimmte Dateien.

Vor 2017 bearbeitete das BSO Anfragen nach Audiodateien, indem es Links zu Online-Dateispeichern wie Box und Google Drive per E-Mail verschickte oder CDs rippte und per Post verschickte, sagt Sarah Funke Donovan, Associate Archivist for Digital Assets beim BSO: "Das war ein Mischmasch, je nachdem, in welcher Abteilung man war."

Das BSO erkannte, dass es eine Möglichkeit brauchte, um eine breite Palette digitaler Bestände einfach zu suchen und gemeinsam zu nutzen, und wandte sich an NetX und sein Digital Asset Management System.

Der BSO gefiel, dass NetX eine Vielzahl von Formaten unterstützt und die Möglichkeit bietet, Audio- und Videodateien direkt aus dem DAM zu kopieren. Darüber hinaus war das NetX-Team bei der Konfiguration des DAM sehr praktisch und zog mit dem NetX Data Source Sync-Tool Daten aus der bestehenden Datenbank für die Leistungshistorie ab.

Optimierter Arbeitsablauf

Nach einem Konzert verwenden die Tontechniker die Asset-Anforderungsformulare von NetX - die es nicht registrierten NetX-Benutzern ermöglichen, Massenimporte in einen bestimmten Ordner durchzuführen -, um eine Master-WAV-Datei für das gesamte Konzert sowie MP3s der einzelnen Tracks hochzuladen. Auf diese Weise muss sich jemand, der einen bestimmten Satz eines bestimmten Stücks sucht, nicht das gesamte Konzert anhören.

Das BSO arbeitete mit NetX zusammen, um eine AutoTask zu erstellen, die all diese einzelnen Dateien beim Import automatisch miteinander verknüpft, so dass ein Benutzer alle zugehörigen Assets schnell und einfach finden kann.

Einfache gemeinsame Nutzung von Dateien intern und extern

Anstatt das Archivierungsteam zu bitten, eine CD zu rippen oder eine Datei per E-Mail zu verschicken, erleichtert NetX den Austausch von Links mit internen und externen Beteiligten, sei es mit der Pressestelle der BSO oder mit externen Forschern und Prüfern. Das Team der BSO kann Links zu MP3-Dateien mit nur einem Mausklick sicher weitergeben.

Die Einfachheit der Dateifreigabe gilt für beide Seiten. So kann zum Beispiel ein externer Podcaster seine Audiodateien ganz einfach auf NetX hochladen, was eine automatische E-Mail an die Marketingabteilung auslöst und dem Podcaster einen Schritt erspart. Der Podcaster kann dann schnell sehen, ob sich jemand im Marketing die Audiodatei angesehen hat, ohne das Marketingteam erneut kontaktieren zu müssen, um sicherzustellen, dass sie die Datei erhalten haben.

Schnelle Clips für Marketing und Presse

Oftmals benötigen die Mitglieder des Marketing- oder Presseteams nur einen kurzen Clip einer Audioaufführung, um ihn auf der Website des BSO zu veröffentlichen oder als Teil einer Pressemappe beizufügen. Anstatt sich mit einer Audiobearbeitungssoftware vertraut machen zu müssen oder das Tontechnikteam zu bitten, ihnen einen Clip zur Verfügung zu stellen, können diese Benutzer nun auf NetX zugreifen und schnell einen Clip für ihre Zwecke zuschneiden.

Verbesserte Suchfunktion

Vor NetX wurden Audio- und Bilddaten in einem langen System von Ordnernamen gespeichert, die schwer zu navigieren oder zu durchsuchen waren. Dadurch waren die Mitarbeiter des BSO gezwungen, das Material nach dem Herunterladen vom Hauptserver lokal zu speichern, was zu Problemen bei der Duplizierung von Material führte.

Dank der Fähigkeit von NetX, robuste Metadaten einzubinden, können die Benutzer nun problemlos eine schnelle Suche durchführen. Außerdem können sie Audiodaten innerhalb des Systems streamen, ohne sie herunterladen zu müssen, was die Duplizierung weiter reduziert und es den Benutzern erleichtert, das Gesuchte zu finden.

"Die Möglichkeit, durchsuchbare Informationen über das Objekt einzubinden, war sehr hilfreich", so Sarah.