So entwickeln Sie eine Metadaten-Strategie für Ihr DAM: Ein praktischer Leitfaden

Ein Digital-Asset-Management-System ist nur so leistungsfähig wie die Metadaten, auf denen es basiert. Ohne eine durchdachte Strategie, welche Informationen erfasst, wie sie strukturiert und wie sie mit den tatsächlichen Arbeitsabläufen Ihres Teams verknüpft werden, wird selbst das leistungsfähigste DAM zu einem hochentwickelten Speichersystem.

Wenn das Konzept der DAM-Metadaten für Sie neu ist, empfehlen wir Ihnen, zunächstden Artikel „ : Was sind DAM-Metadaten und warum sind sie wichtig?“zu lesen, bevor Sie sich mit diesem Leitfaden befassen. Dieser Beitrag behandelt die Grundlagen – was Attribute sind, wie sich benutzerdefinierte und System-Metadaten unterscheiden und warum Ihre Attributstrategie eine der folgenreichsten Entscheidungen bei Ihrer DAM-Implementierung ist. Dieser Beitrag knüpft dort an, wo der andere aufhört, und führt Sie durch die praktischen Schritte zur Entwicklung einer Strategie, die funktioniert.

Schritt 1: Beginnen Sie bei Ihren Nutzern, nicht bei Ihren Dateien

Der häufigste Fehler bei der Entwicklung einer Metadatenstrategie besteht darin, bei den Assets anzufangen und zu fragen: „Welche Informationen haben wir über diese Dateien?“ Die bessere Frage lautet: „Was müssen unsere Nutzer finden, und wie suchen sie danach?“

Ihre Metadatenstrategie dient dazu, den Menschen zu helfen, die Ihr DAM täglich nutzen. Bevor Sie auch nur ein einziges Attributfeld definieren, sollten Sie sich Zeit nehmen, um das Suchverhalten Ihrer Nutzer zu verstehen. Sprechen Sie mit den Teams, die das System am häufigsten nutzen werden – darunter Marketing, Kreativabteilung, Markenmanagement und Rechtsabteilung – und fragen Sie sie:

• Wonach suchen Sie am häufigsten?
• Welche Wörter oder Ausdrücke verwenden Sie bei der Suche nach Assets?
• Welche Informationen müssen Sie über ein Asset wissen, bevor Sie es verwenden?
• Was hat Sie in der Vergangenheit beim Suchen nach Assets am meisten frustriert?

Die Antworten werden Ihnen genau zeigen, welche Informationen Ihre Metadaten erfassen müssen. Wenn Ihr Kreativteam nach Kampagnennamen sucht, benötigen Sie ein Kampagnenattribut. Wenn Ihre Rechtsabteilung die Ablaufdaten von Rechten kennen muss, benötigen Sie dafür ein Datumsfeld. Wenn Ihr Vertriebsteam nach Regionen filtert, muss „Region“ ein Attribut sein.

Bauen Sie Ihre Strategie auf dem tatsächlichen Suchverhalten und den tatsächlichen Workflow-Anforderungen auf, nicht auf dem, was auf dem Papier logisch erscheint.

Schritt 2: Verstehen Sie die vier Arten von Metadaten, die Sie benötigen

Sobald Sie verstehen, was Ihre Nutzer benötigen, ist es hilfreich, Metadaten anhand von vier funktionalen Kategorien zu betrachten. Eine ausgereifte Metadatenstrategie umfasst alle vier. Wir haben dieses Rahmenkonzept bereits kurz in„ “ –unserer Metadaten-Übersicht –vorgestellt; hier gehen wir näher darauf ein, wie jede Art in der Praxis funktioniert.

Beschreibende Metadaten helfen Nutzern, Assets über die Suche zu finden. Dabei handelt es sich um Felder, die den Inhalt eines Assets beschreiben – was darin enthalten ist, worum es geht, auf welche Kampagne oder welches Produkt es sich bezieht. Beschreibende Attribute speisen Ihren Suchindex und sind der Hauptfaktor für grundlegende Suchergebnisse nach Stichwörtern. Beispiele hierfür sind Asset-Typ, Thema, Kampagnenname, Produktlinie sowie Schlüsselwörter oder Tags.

Strukturelle Metadaten dienen der Klassifizierung und Organisation von Assets, oft anstelle von oder zusätzlich zu Ordnerstrukturen. Während Ordner eine einzige feste Hierarchie bilden, ermöglichen strukturelle Attribute die gleichzeitige Kategorisierung von Assets über mehrere Dimensionen hinweg. Ein Asset kann gleichzeitig einer Kampagne, einer Region, einer Produktkategorie und einem Inhaltstyp zugeordnet werden, ohne in vier verschiedenen Ordnern doppelt abgelegt zu werden.

Technische Metadaten speichern spezifische Identifikatoren oder Details, die von externen Systemen benötigt werden. Wenn Ihr DAM eine Anbindung an Ihr Produktinformationsmanagementsystem, Ihre E-Commerce-Plattform oder Ihr ERP-System benötigt, bilden technische Attribute wie SKU-Nummern, UPC-Codes oder Produkt-IDs die Brücke, die diese Integrationen ermöglicht.

Administrative Metadaten steuern Ihre internen Prozesse. Genehmigungsstatus, Rechte- und Lizenzinformationen, Nutzungsbeschränkungen, Ablaufdaten, regionale Verfügbarkeit – das sind die Attribute, die Arbeitsabläufe automatisieren, Ihr Unternehmen vor Rechtsverletzungen schützen und sicherstellen, dass die richtigen Assets die richtigen Personen erreichen.

Eine ausgewogene Metadatenstrategie umfasst alle vier Arten. Wenn Sie Ihre vorgeschlagenen Attributfelder überprüfen, achten Sie darauf, dass alle vier Kategorien abgedeckt sind und nicht nur beschreibende Tags enthalten sind.

Schritt 3: Wählen Sie Ihre Attributfeldtypen mit Bedacht aus

Nicht alle Metadaten sind gleich, und die Art des Attributfeldtyps, den Sie für jede Information wählen, spielt eine Rolle. NetX unterstützt sechs benutzerdefinierte Attributfeldtypen, die jeweils für unterschiedliche Arten von Daten geeignet sind.

Textfelder akzeptieren beliebige Freitexteingaben. Verwenden Sie diese für Felder, in denen die Werte für jedes Asset einzigartig sind und eine kontrollierte Liste keinen Sinn ergeben würde – beispielsweise eine Bildunterschrift, eine kurze Beschreibung oder eine spezifische Kennung.

Textbereichsfelder ähneln Textfeldern, sind jedoch für längere Inhalte ausgelegt – Notizen, Gebrauchsanweisungen oder ausführliche Beschreibungen.

Auswahlfelder bieten eine Dropdown-Liste mit vordefinierten Werten, aus der jeweils nur ein Wert ausgewählt werden kann. Verwenden Sie diese, wenn jedes Asset genau einen Wert aus einer kontrollierten Liste haben soll – Status (Entwurf, Genehmigt, Archiviert), Region (Nordamerika, EMEA, APAC) oder Asset-Typ (Fotografie, Video, Illustration).

Tag-Felder ermöglichen die Auswahl mehrerer Werte aus einer kontrollierten Liste. Verwenden Sie diese für Attribute, bei denen ein Asset zu mehr als einer Kategorie gehören kann – vorgestellte Produkte, zugehörige Kampagnen, Zielbranchen. Tags sind äußerst leistungsstark für die Suche und Filterung, da sie es ermöglichen, Assets über mehrere Dimensionen hinweg zu finden.

Zahlenfelder speichern numerische Daten – nützlich beispielsweise für Versionsnummern, Zeitangaben in Sekunden oder jede Kennung, die als Zahl statt als Text gespeichert werden muss.

Datumsfelder speichern Datumswerte und unterstützen die Suche nach Datumsbereichen in der erweiterten Suche. Unverzichtbar für Ablaufdaten, Nutzungszeiträume, Aufnahmedaten und alle zeitkritischen Arbeitsabläufe.

Ein wichtiger Hinweis: Attributtypen können nach ihrer Erstellung nicht mehr geändert werden. Wenn Sie ein Feld als Textfeld einrichten und später feststellen, dass es ein Dropdown-Menü sein sollte, müssen Sie ein neues Feld erstellen und alle betroffenen Assets neu kennzeichnen. Wenn Sie Ihre Feldtypen von Anfang an richtig festlegen, sparen Sie sich später erheblichen Nacharbeitsaufwand.

Schritt 4: Erstellen Sie Ihre kontrollierten Vokabulare

Sobald Sie festgelegt haben, welche Felder als Dropdown-Menü oder als Tag-Typ verwendet werden sollen, müssen Sie die Werte für jede kontrollierte Vokabelliste definieren.

An dieser Stelle unterschätzen viele Unternehmen den damit verbundenen Aufwand und den Nutzen. Ein gut aufgebautes kontrolliertes Vokabular ist eine der wertvollsten Investitionen, die Sie in Ihr DAM tätigen können. Es beschleunigt die Katalogisierung, sorgt für konsistente Metadaten und liefert deutlich bessere Suchergebnisse.

So erstellen Sie Ihre eigenen:

Beginnen Sie mit dem, was Sie bereits haben. Wenn Sie von einem bestehenden System oder einem gemeinsam genutzten Laufwerk migrieren, sehen Sie sich die bereits verwendeten Namenskonventionen und Ordnerstrukturen an. Diese enthalten oft das Ausgangsmaterial für Ihre Vokabularlisten – die Kategorien und Begriffe, die Ihr Unternehmen bereits verwendet.

Beziehen Sie die richtigen Personen mit ein. Ihre Vokabularlisten sollten die in Ihrer gesamten Organisation verwendete Sprache widerspiegeln, nicht nur die bevorzugte Terminologie des DAM-Administrators. Beziehen Sie Vertreter aus jedem Team mit ein, das das System nutzen wird, um sicherzustellen, dass die Begriffe bei den Personen Anklang finden, die sie bei der Katalogisierung auswählen werden.

Halten Sie die Listen überschaubar. Zu lange Vokabularlisten sind genauso schwer zu handhaben wie Freitextfelder. Streben Sie Listen an, die umfassend genug sind, um Ihre tatsächlichen Anforderungen abzudecken, aber gleichzeitig so fokussiert, dass Nutzer sie schnell überfliegen können.

Planen Sie die Weiterentwicklung ein. Ihre Vokabularlisten müssen sich im Laufe der Zeit ändern, wenn sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt. Einer der großen Vorteile kontrollierter Vokabulare in NetX besteht darin, dass bei der Aktualisierung eines Werts die Änderung automatisch auf alle Assets übertragen wird, die diesen Wert tragen. So können Ihre Vokabularlisten wachsen und sich weiterentwickeln, ohne dass dabei ein riesiger Aufräumaufwand entsteht.

Schritt 5: Halten Sie es überschaubar – die 10-bis-20-Felder-Regel

Eines der wichtigsten Prinzipien der Metadatenstrategie ist Zurückhaltung. Mehr Felder sind nicht immer besser.

Wenn ein DAM zu viele Attributfelder hat, wird die Katalogisierung zur Belastung. Benutzer überspringen optionale Felder, Pflichtfelder verursachen Reibungsverluste beim Import, und das System wird so komplex, dass die Akzeptanz leidet. Für die meisten Unternehmen liegt der richtige Bereich bei 10 bis 20 benutzerdefinierten Attributfeldern. Dies reicht aus, um eine robuste Metadatenstrategie über alle vier Kategorien hinweg zu unterstützen, ohne die Mitarbeiter zu überfordern, die Assets katalogisieren müssen.

Stellen Sie sich bei der Bewertung Ihrer vorgeschlagenen Attributliste für jedes Feld folgende Fragen:

• Werden Nutzer tatsächlich danach suchen?
• Steuert dieses Feld einen Workflow oder eine Zugriffsentscheidung?
• Ist dies eine Information, die im DAM gespeichert werden muss, oder gehört sie in ein anderes System?
• Kann diese Information automatisch statt manuell erfasst werden?

Wenn die Antwort auf alle vier Fragen „Nein“ lautet, gehört das Feld wahrscheinlich nicht in Ihren Kernattributsatz.

Schritt 6: Verwenden Sie Attributsätze, um die richtigen Felder im richtigen Kontext anzuzeigen

Selbst bei einem fokussierten Satz von 15 Attributfeldern ist nicht jedes Feld für jeden Nutzer in jedem Kontext relevant. Ein Fotograf, der neue Bildmaterialien katalogisiert, muss keine Felder zur Rechteverwaltung sehen. Ein juristischer Prüfer muss keine Kampagnen-Tags sehen.

Attributsätze lösen dieses Problem, indem sie verwandte Felder gruppieren und sie im richtigen Kontext anzeigen. Sie könnten beispielsweise einen Satz für die Katalogisierung von Kreativinhalten, einen für die Rechteverwaltung, einen für die Vertriebsunterstützung und einen für videospezifische Metadaten erstellen.

Ein und dasselbe Feld kann in mehreren Sets vorkommen, und NetX-Administratoren können Sets für alle Benutzer erstellen, während einzelne Benutzer ebenfalls ihre eigenen Sets erstellen und freigeben können. Attributsets steuern zudem, welche Feldbezeichnung unter den Asset-Miniaturansichten in der Galerieansicht angezeigt wird, sodass die relevantesten Informationen für jeden beliebigen Workflow auf einen Blick erkennbar sind.

Schritt 7: Reduzieren Sie den Katalogisierungsaufwand durch Automatisierung

Die beste Metadatenstrategie ist die, die Ihr Team auch tatsächlich befolgt. Das bedeutet, den manuellen Aufwand für die Kennzeichnung von Assets so weit wie möglich zu reduzieren.

Das Mapping eingebetteter Metadaten ist eines der leistungsstärksten verfügbaren Werkzeuge. Viele Assets, insbesondere Bilder und Videos, enthalten bereits Metadaten, die in Formaten wie EXIF, XMP, IPTC und Dublin Core direkt in die Datei eingebettet sind. Wie wir in„ “ –unserer Einführung in DAM-Metadaten – bereits erwähnt haben, sind diese eingebetteten Metadaten in NetX zwar sichtbar, aber nicht automatisch durchsuchbar, es sei denn, sie werden beim Import explizit benutzerdefinierten Attributfeldern zugeordnet. Durch die Einrichtung dieser Zuordnung werden Assets bereits mit wertvollen Metadaten vorbelegt, ohne dass eine manuelle Eingabe erforderlich ist.

MitAttributprofilen können Sie Standardwerte für Attribute definieren, die automatisch auf Assets angewendet werden, die in einen bestimmten Ordner importiert werden oder bestimmte Bedingungen erfüllen. Dadurch wird die wiederholte manuelle Eingabe für Assets reduziert, die gemeinsame Attribute aufweisen.

Mithilfe vonMetadaten-Lookups kann NetX Attributwerte automatisch aus externen Datenquellen abrufen, wodurch Ihr DAM ohne manuelle Aktualisierungen mit anderen Systemen synchronisiert bleibt.

KI-gestützte Tools wie die Google Vision-Integration und „Smart Labels“ können Bildinhalte automatisch analysieren und relevante Tags zuweisen – eine leistungsstarke Methode, um beschreibende Metadaten in großem Umfang hinzuzufügen, insbesondere bei einer umfangreichen Migration.

Vor dem Import: Die Checkliste zur Metadaten-Vorbereitung

Wenn Sie ein neues DAM einrichten oder eine Migration planen, nutzen Sie diese Checkliste, um sicherzustellen, dass Ihre Metadatenstrategie bereit ist, bevor die Assets einströmen:

• Das Kernteam wurde hinsichtlich Suchverhalten und Workflow-Anforderungen konsultiert
• Attributfelder mit Namen, Typen und Beschreibungen definiert
• Kontrollierte Vokabularlisten für alle Dropdown- und Tag-Felder erstellt
• Für jede wichtige Benutzergruppe oder jeden Workflow-Kontext wurden Attributsätze erstellt
• Zuordnung der eingebetteten Metadaten für eingehende Dateitypen konfiguriert
• Automatisierungstools wurden, soweit zutreffend, konfiguriert
• Pflichtfelder auf das für den Import wirklich Wesentliche beschränkt
• Reservierte Attributnamen und problematische Zeichen werden vermieden
• Migrationsplan, der mit Ihrem Onboarding-Spezialisten besprochen wurde
• Das Team wurde hinsichtlich der Erwartungen an die Katalogisierung und der Nutzung der Suchfunktion geschult

Das langfristige Konzept

Eine Metadatenstrategie ist kein einmaliges Projekt, das mit der Inbetriebnahme Ihres DAM endet. Es handelt sich um einen fortlaufenden Prozess, der sich weiterentwickelt, während Ihr Unternehmen wächst, Ihre Inhaltsbibliothek erweitert wird und sich die Anforderungen Ihres Teams ändern.

Beginnen Sie mit einem fokussierten, gut durchdachten Satz von Attributen. Integrieren Sie vom ersten Tag an kontrollierte Vokabulare. Automatisieren Sie, wo immer es möglich ist. Und überprüfen Sie Ihre Strategie mindestens einmal im Jahr, um sicherzustellen, dass sie Ihrem Team weiterhin so gut dient, wie sie sollte.

Sind Sie neu im Bereich DAM-Metadaten? Beginnen Sie mit„ : Was sind DAM-Metadaten und warum sind sie wichtig?“, um sich mit den grundlegenden Konzepten vertraut zu machen.

Dies ist Teil der NetX-Reihe „Metadata Playbook“. Lesen Sie den vorherigen Beitrag: Warum Ihre DAM-Suche versagt – und wie Metadaten Abhilfe schaffen.