Metadaten sind wichtig: Warum Struktur das Geheimnis des DAM-Erfolgs ist

Ohne Metadaten ist ein DAM nur eine digitale Müllhalde. Sie können so viele Fotos, Videos oder Dokumente hochladen, wie Sie wollen - aber was nützt das, wenn Sie sie nicht schnell finden, filtern und aktivieren können?

Metadaten - die strukturierten Informationen über Ihre Assets - machen aus einem unübersichtlichen Repository ein intelligentes, zugängliches System. Sie sind jedoch auch eines der am meisten übersehenen Elemente der DAM-Strategie.

In diesem Whitepaper erfahren Sie, warum Metadaten so wichtig sind, welche Risiken es birgt, sie zu ignorieren, und wie NetX Unternehmen dabei hilft, skalierbare, konsistente Metadaten-Frameworks zu implementieren, die einen echten geschäftlichen Nutzen bringen.

Das Problem: Assets ohne Kontext

Jedes Unternehmen verfügt über ein riesiges (und wachsendes) Volumen an digitalen Inhalten. Den meisten fehlt jedoch ein strukturiertes System, um diese Inhalte zu beschreiben, zu kategorisieren und effektiv zu verwalten. Das Ergebnis:

• Schlechte Suchergebnisse
  Ohne konsistente Metadaten ist die Suche unzuverlässig. Die Benutzer sind darauf angewiesen, Dateinamen oder Ordnerpositionen zu erraten.
• Inhalte bleiben ungenutzt
  Teams können nicht finden, was bereits vorhanden ist, und erstellen es daher neu - oder geben es ganz auf.
• Keine Sichtbarkeit oder Kontrolle
  Ohne ordnungsgemäße Kennzeichnung ist es schwer zu wissen, welche Inhalte vorhanden sind, wer sie verwendet oder wo sie sich befinden.
• Inkonsistentes Branding und Compliance-Risiko
  Veraltete oder nicht genehmigte Assets schleichen sich in externe Kampagnen oder interne Dokumente ein.

Die Rolle von Metadaten im DAM

Metadaten geben Ihren Inhalten eine Bedeutung. Sie machen den Unterschied zwischen einer Datei mit dem Namen IMG_2389.jpg und einem Asset mit der Bezeichnung:

"Headshot des CEO, aufgenommen auf der Jahreskonferenz 2023, verwendet in der Pressemitteilung, freigegeben für die Mediennutzung bis Dezember 2024".

Wirksame Metadaten unterstützen:

• Auffindbarkeit: Suche nach Stichwort, Kategorie, Autor, Produktlinie, Datum, Kampagne, Region und mehr.
• Wiederverwendbarkeit: Relevante Inhalte werden abteilungs- oder kampagnenübergreifend angezeigt - selbst wenn sie vor Jahren erstellt wurden.
• Rechteverwaltung: Verfolgen Sie Lizenzierung, Nutzungsrechte, Ablaufdaten und Einschränkungen, um die Einhaltung von Richtlinien zu gewährleisten.
• Governance und Markenkonsistenz: Setzen Sie strukturierte Benennungen, Nutzungsrichtlinien und genehmigte Formate im gesamten Unternehmen durch.

Metadaten in der Praxis: Wie NetX hilft

• Benutzerdefinierte Metadatenschemata
  Mit NetX können Sie benutzerdefinierte Metadatenmodelle definieren, die auf die Taxonomie, die Teams und die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen zugeschnitten sind.
• Kontrollierte Vokabularien und Autoritätslisten
  Vermeiden Sie unübersichtliche Dateneingaben und Tagging-Fehler durch die Verwendung von Dropdowns, Kontrollkästchen und strukturierten Wertelisten.
• KI-gestütztes Tagging
  NetX nutzt künstliche Intelligenz, um Assets automatisch mit erkannten Objekten, Personen, Texten und mehr zu taggen - so wird die Erstellung von Metadaten beschleunigt und die Konsistenz verbessert.
• Hierarchische Taxonomien
  Organisieren Sie Inhalte über Kategorien, Unterkategorien und Eltern-Kind-Beziehungen für eine bessere Suche und Filterung.
• Systemübergreifende Synchronisation von Metadaten
  Sorgen Sie fürkonsistenteMetadaten, indem Siesiemit Ihrem CMS, PIM oder anderen Systemensynchronisieren- so vermeiden Sie Duplikate und gewährleisten die Übereinstimmung.
• Massenbearbeitung und Metadatenvorlagen
  Aktualisieren Sie Metadaten für Hunderte oder Tausende von Assets auf einmal. Wenden Sie Vorlagen an, um neue Uploads zu standardisieren.
• Suchen, Filtern und Berichten
  Mit der erweiterten SuchoberflächevonNetXkönnen Benutzer nach jedem beliebigen Metadatenfeld filtern. Administratoren können Berichte über die Vollständigkeit von Metadaten, deren Verwendung und mehr erstellen.

Was passiert, wenn Metadaten ignoriert werden?

Wenn Ihr Team den Metadaten keine Priorität einräumt, werden Sie wahrscheinlich folgendes feststellen:

• Geringe Akzeptanz Ihres DAM
• Inkonsistente Nutzung von Assets
• Unfähigkeit, Inhalte schnell zu finden
• Doppelte Erstellung von Inhalten
• Versäumte Fristen oder Markenprobleme
• Schwierigkeiten bei der Skalierung Ihrer DAM-Strategie

Schlussfolgerung: Metadaten sind der Motor hinter effektivem DAM

Metadaten sind kein technisches Detail - sie sind ein strategischer Vorteil. Sie ermöglichen es den Teams, Inhalte in großem Umfang zu finden, wiederzuverwenden und zu verwalten. Ohne sie fällt Ihr DAM flach. Mit ihnen können Sie die volle Leistungsfähigkeit Ihrer Inhalte freisetzen.

NetX macht es Ihnen leicht, ein Metadaten-Framework zu erstellen und zu pflegen, das mit Ihnen wächst und Struktur, Geschwindigkeit und Klarheit in Ihr digitales Asset-Ökosystem bringt.