Die Zeiten, in denen man zum Herunterladen, Transportieren und Freigeben von Dateien Daumenkinos oder Disketten verwendete, sind längst vorbei. Heute ermöglicht die Cloud-Speicherung jedem, von überall aus auf seine Dateien zuzugreifen - unabhängig von deren Größe.
Alles, was ein Unternehmen braucht, ist also ein einfaches Content-Management-System, wie z. B. das beliebte Tool Box, richtig? Ja - wenn es nur darum geht, Dateien zu speichern und freizugeben. Die meisten Unternehmen brauchen aber viel mehr.
Die meisten Teams arbeiten in verteilten Umgebungen. Sie verwalten komplexe Inhalte und müssen den Zugriff auf digitale Ressourcen sicher steuern.
In Anbetracht dieser Anforderungen ist es an der Zeit, andere Optionen in Betracht zu ziehen. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie sich zwischen DAM und Box als Lösung zur Speicherung von Inhalten entscheiden können.
Was ist Digital Asset Management (DAM)?
Ein Digital Asset Management-System ist ein Tool, das Teams beim Speichern, Organisieren und Erstellen von Berechtigungen für ihre digitalen Assets unterstützt, damit die Mitarbeiter die gewünschten Inhalte zum richtigen Zeitpunkt leicht finden und gemeinsam nutzen können.
Ein DAM ermöglicht es den Benutzern, eine Vielzahl unterschiedlicher Inhalte zu verwalten, in der Vorschau anzuzeigen, zu verstehen und den Zugriff darauf zu kontrollieren. Außerdem können Teams von überall aus auf ihre Inhalte zugreifen und große Dateien oder Derivate dieser Dateien gemeinsam nutzen oder versenden.
Was ist das Box Content Management System?
Content-Management-Systeme - wie Box - sind ein so genannter "Cloud-Speicher". Es handelt sich um virtuelle Laufwerke, auf denen Benutzer Inhalte speichern, gemeinsam nutzen oder von verschiedenen Geräten aus darauf zugreifen können. Sie ermöglichen es den Benutzern, Ordner zu erstellen und große Dateien gemeinsam zu nutzen.
Was ist der Unterschied zwischen DAM und Box?
Oberflächlich betrachtet können Content-Asset-Management-Systeme und Digital-Asset-Management-Systeme gleich aussehen. In Wirklichkeit handelt es sich jedoch um unterschiedliche Tools.
Ein Speichersystem wie Box ist oft ausreichend für Teams, die nur einen sehr begrenzten Bedarf an der Speicherung und Organisation von Inhalten haben.
Ein DAM-System hingegen hilft Unternehmen dabei, ihre digitalen Bestände in den Griff zu bekommen und mit ihnen zu arbeiten. Dies führt zu mehr Effizienz, Systematisierung, Skalierbarkeit und Sicherheit - alles Dinge, die Unternehmen über die einfache Speicherung von Inhalten hinaus benötigen.
Ähnlichkeiten
Sowohl eine DAM-Plattform als auch eine Content-Management-Lösung wie Box bieten einen Ort zum Speichern von Assets wie Grafiken, Videos und Dokumenten.
Darüber hinaus bieten beide Tools:
- Sie ermöglichen es Teams, wichtige Elemente in der Cloud zu speichern und von überall aus auf die Dateien zuzugreifen. Das ist ein wichtiger Faktor in der heutigen hybriden Arbeitsumgebung.
- Sie helfen Teams, Inhalte in Ordnern zu organisieren, zusammenzuarbeiten und gemeinsam zu nutzen.
- Sie verfügen über Workflow-Integrationen.
Doch damit enden die Gemeinsamkeiten zwischen DAM und Box auch schon.
Wenn Unternehmen ihre Inhalte wirklich verwalten und mit ihnen arbeiten müssen, anstatt sie nur zu speichern, reichen einfache Content-Management-Tools wie Box einfach nicht aus.
Werfen wir einen genaueren Blick auf die Unterschiede zwischen Box und DAM.
Unterschiede
Eine Content-Management-Lösung wie Box ist wie der Geräteschuppen in Ihrem Garten - Sie können darin Dinge aufbewahren und das war's.
Ein Digital Asset Management-System wie NetX ist wie ein komplettes Haus - mit Heizung, Sanitäranlagen und Strom. Ganz zu schweigen von den verschiedenen Räumen für unterschiedliche Zwecke. Es ist eine Möglichkeit, Inhalte solide zu verwalten.
Liegen alle Dateien in den richtigen Formaten vor, damit Ihre Teams sie verwenden können, oder verschwenden die Mitarbeiter Zeit mit der Konvertierung von Dateien, z. B. von Photoshop in JPEGs?
Wie oft wird auf Dateien zugegriffen, und welche Dateien gehören zu welchen anderen?
Einfach eine Kreditkarte für den sofortigen Speicherzugriff zu hinterlegen, ist großartig. Ein Blick auf Ihre Asset-Management-Praktiken kann jedoch zu erheblichen Effizienzsteigerungen führen.
Hier sind einige Möglichkeiten, wie sich DAM von Box unterscheidet:
- Unterstützung durch das DAM-Team - Wenn Sie sich für NetX anmelden, erhalten Sie ein Onboarding-Team. Es bringt Sie dazu, über all die Dinge nachzudenken, über die Sie eigentlich nachdenken sollten, es aber wahrscheinlich nicht getan haben. Zum Beispiel, wer braucht wirklich Zugriff auf welche Dateien?
- Thumbnails für mehr Dateitypen: Content-Management-Systeme können nicht für alle Dateitypen Miniaturansichten erstellen, z. B. für InDesign oder Illustrator. Ein Digital Asset Management-System bietet Miniaturansichten für weit mehr Dateitypen. Dies führt zu einer schnelleren, intuitiveren Suche.
- Spezialisierte Textfelder und Metadaten: NetX verfügt über mehrere Arten von Metadatenfeldern, mit denen sich Suchergebnisse filtern oder Berechtigungen für verschiedene Teammitglieder erstellen lassen. Bei Content-Management-Systemen können Benutzer Dateien in der Regel nur mit einem einzigen, einfachen Freiform-Textfeld kennzeichnen. Dies erschwert die tatsächliche Verwaltung der Inhalte und nicht nur deren Speicherung. Mehr Metadatenoptionen bedeuten mehr Flexibilität. DAMs wie NetX bieten Tools zur Massenbearbeitung von Metadaten. Die Benutzer können die Metadaten für mehrere ähnliche Dateien gleichzeitig bearbeiten. Mit dem Grid-Editor können sie sogar Metadaten in einer CSV-Datei bearbeiten.
- Erstellen Sie Beziehungen zwischen Bildern oder mehreren Dateitypen: Nehmen wir an, Sie sind eine Marketing-Agentur und müssen sicherstellen, dass jedes Mal, wenn ein Foto verwendet wird, eine eindeutige Verknüpfung zu den dazugehörigen Model-Release-Formularen besteht. Mit Content Management ist dies ein mühsamer Prozess, wenn es überhaupt möglich ist. Mit DAM ist diese wichtige Verknüpfung nur ein paar Mausklicks entfernt.
- Transkodieren Sie Dateitypen im Handumdrehen - Das Webteam benötigt JPEGs mit niedriger Auflösung. Ihre Kunden wollen hochauflösende TIFFs. Und Ihr Manager hat gerade eine PDF-Datei angefordert - alle von derselben Datei. Werden Sie lange arbeiten, um Dateien zu konvertieren? Nicht mit NetX. Sie müssen nicht mehrere Versionen eines Assets speichern. NetX kann gängige Formate für Bilder, Audio- oder Videodateien im Handumdrehen erstellen.
- Integration mit gängigen Tools: NetX lässt sich in die Adobe Creative Suite und andere gängige Tools integrieren. Dadurch wird sichergestellt, dass Teams digitale Assets von dem Moment an verwalten, in dem sie erstellt werden.
Dies sind nur einige der Vorteile, die Digital Asset Management-Systeme gegenüber begrenzten Content Management-Tools bieten. Der eigentliche Vorteil liegt in der eingesparten Verwaltungszeit, die es den Teams ermöglicht, sich auf sinnvolle Aufgaben zu konzentrieren.
Warum DAM statt Box?
Sie benötigen ein hochauflösendes Foto von Ihrem Büro, drei Innenaufnahmen und Ihr Logo als PSD-Datei. Wie lange brauchen Sie, um diese Dateien zu finden und dann mit den richtigen Personen zu teilen? Nehmen Sie sich Zeit - war das eine lustige Übung?
Wenn Sie wie die meisten Menschen sind, war es vielleicht eine Übung in Frustration. Haben Sie sich durch Ihr Content-Management-System gewühlt und Dateien mit Namen wie "Aufgenommen von Fred am 30. Januar" oder "Für Sue" oder, der Favorit aller, "DSC12345" gesucht?
Ja? Dann brauchen Sie ein DAM, keine Box.
Die beste DAM-Lösung
Wenn Sie von der Aussicht begeistert sind, Ihr Content Management mit einem DAM zu optimieren, fragen Sie sich vielleicht, ob NetX der richtige Anbieter ist.
Wir haben uns zum Ziel gesetzt, das beste DAM-Unternehmen zu sein, mit dem Sie zusammenarbeiten können. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Ihre digitalen Assets zu teilen, zu schützen oder zu finden, erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen eine Asset-Management-Strategie. Wir nehmen uns die Zeit, das Tool so zu konfigurieren, dass es für Sie funktioniert.
Wir sorgen dafür, dass Ihr Team keine veralteten oder falsch dimensionierten Logos mehr verwendet, zu viel Zeit mit der Suche nach Dateien verbringt oder keine Kontrolle darüber hat, wer welche Bilder sehen kann. Wir sind nicht nur ein weiteres Tool. Vielmehr sind wir Ihr Partner bei der Verwaltung und optimalen Nutzung Ihrer digitalen Ressourcen.
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