Herausforderungen
Die Abteilung für Universitätskommunikation arbeitet als interne Marketing-, Marken- und Design-Agentur, die sich auf den Aufbau nationaler Anerkennung für die Institution konzentriert. Sie versteht und nutzt die Schönheit des Campus und die Einzigartigkeit der Gemeinschaft. Externe Marketingbemühungen stützen sich auf Bilder vom Campus, um die University of Richmond als intellektuellen Treffpunkt zu kommunizieren, und in Online-Feature-Stories werden häufig Diashows und andere Medien eingesetzt, um die Geschichte der Universität visuell zu erzählen.
Auch in der Web-Philosophie der Universität, die Bilder für die Navigation verwendet und den Schwerpunkt auf das Erzählen von Geschichten und nicht auf das Marketing legt, spielen Bilder eine wichtige Rolle. Nachrichten- und Medienorgane bitten gelegentlich um Campus-Bilder für Berichte über die Universität, und Beiträge in den sozialen Medien, die Campus-Bilder verwenden, erzielen regelmäßig die höchsten Werte in Bezug auf die digitale Beteiligung.
Es besteht eindeutig ein ständiger Bedarf an zeitgemäßem Bildmaterial an der University of Richmond. Vor der Partnerschaft mit NetX beschafften die Mitarbeiter der Universität Richmond das Bildmaterial auf verschiedene Weise und stützten sich dabei auf einen Server voller digitaler Assets, die in Ordnern nach Fotografen und Jahren geordnet waren. Die Bilder befanden sich auch auf CDs, die manchmal auf dem Schreibtisch eines Mitarbeiters oder in einem Projektordner vergraben wurden. Modellfreigaben wurden in Papierform in einer Reihe von Ordnern aufbewahrt. Die Freigaben waren selten vollständig ausgefüllt und boten selten eine direkte Verbindung zu einem Satz von Assets. Darüber hinaus verfügt jede Schule und jede Abteilung der Universität über eigenes Kommunikationspersonal, das unabhängig von der Universitätskommunikation arbeitet. Diese Mitarbeiter stützten sich auf ihre eigenen Sammlungen, die sich oft mit denen der Universitätskommunikation überschnitten, und forderten bei Bedarf Bildmaterial über ein Online-Webformular und einen manuellen Kuratierungsprozess bei der Kommunikationsabteilung an, wobei die Bilder per E-Mail oder als CD mit der Post zurückgeschickt wurden.
Die Organisation und der Arbeitsablauf bei der Bildverwaltung waren unstrukturiert und stützten sich auf das Wissen einiger weniger Mitarbeiter, was zu einer erheblichen Belastung bei der Rechteverwaltung führte. Die Mitarbeiter mussten sich auf Aufgaben mit hoher Priorität konzentrieren, anstatt einen großen Teil ihrer Zeit für die Bildsuche zu verwenden. Kirsten McKinney, Visual Asset Manager, erklärt: "Wir hatten über 30 Ordner für freiberufliche und interne Fotografen, alle mit Unterordnern für jedes Jahr, die ein Jahrzehnt zurückreichten. Dieses serverbasierte System enthielt über 58.000 Bilder und stützte sich bei der Suche auf ein einziges Stichwortfeld. Wenn eine oder zwei Personen die Universität verlassen würden, würden ihr institutionelles Gedächtnis und unsere Fähigkeit, Bilder zu finden, mit ihnen verschwinden." Es wurde eine Lösung benötigt, um Ordnung in das Chaos zu bringen und das Wissen über das Bildmaterial des Campus von einigen wenigen auf alle zu übertragen.
"Mit NetX waren wir in der Lage, mehrere Barrieren zu beseitigen und die gesamte Kollektion direkt unseren Campus-Partnern anzubieten. "