SFMOMA-Gebäude von außen; Foto: Katherine Du Tiel

Wie eine DAM-Integration mit dem Qi CMS Zeit für Museen spart

Die Suche nach innovativen Wegen zur Lösung von Problemen liegt in der DNA des SFMOMA, dem San Francisco Museum of Modern Art, sagt Marla Misunas, Collections Information Manager. Für die Teams des Museums ist es nicht ungewöhnlich, mit Softwareanbietern zusammenzuarbeiten, um innovative Lösungen zu finden.

"Wir wollen immer mehr, als irgendjemand tun kann oder schon getan hat", sagt Misunas. "Es liegt in der Natur der modernen Kunst, dass es Stücke gibt, die noch niemand katalogisiert oder in eine Datenbank eingegeben hat.

Als das SFMOMA sein Collections Management System (CMS) auf Qi von Keepthinking aktualisierte, wollte man an die Grenzen gehen" und die Verwaltung der Sammlungsdaten und -bestände verbessern. Man hatte bereits in detaillierte Integrationen zwischen dem vorherigen CMS und dem Digital Asset Management System (NetX) investiert, wollte aber noch einen Schritt weiter gehen.

Rationalisierung doppelter Arbeitsabläufe

Wenn das Bildbearbeitungsteam früher eine neue Akquisition fotografierte, lud es die Bilder in NetX hoch. Anschließend lud das vorherige CMS-Team das Bild manuell herunter, änderte die Größe und lud es in das CMS hoch. Wenn ein Bild an einem Ort aktualisiert wurde, musste diese Aktualisierung manuell in das andere System übertragen werden.

NetX und Keepthinking arbeiteten zusammen, um den Prozess zu rationalisieren und die Integration zwischen den beiden Plattformen zu verbessern, die beide über native REST-APIs verfügen. Jetzt markiert das SFMOMA-Team einfach neue Bilder in NetX, und Qi zieht automatisch ein Proxy-Bild direkt aus NetX und verbindet es mit den richtigen CMS-Einträgen (für Kunstwerke, Künstler und Ausstellungen).

"Das ist definitiv ein viel reibungsloserer Arbeitsablauf", sagt Rebecca Weisberg, Digital Asset Manager am SFMOMA. "Alle sind sehr zufrieden."

Komplementäre Systeme aufeinander abstimmen

Zuvor hat NetX seine Data Source Sync (DSS) verwendet, um Metadaten aus dem alten CMS des SFMOMA in die entsprechenden Metadatenfelder in NetX zu ziehen. Um die vom SFMOMA geforderte Integration zu erreichen, arbeiteten Teams von NetX und Keepthinking zusammen, um die API von NetX und Qi zu nutzen, um Daten auch in Qi zu übertragen.

In Qi kann ein Datensatz mehrere digitale Assets haben, die mit einem Satz von Metadaten verbunden sind, während in NetX jedes digitale Asset einen eigenen Satz von Metadaten hat. Die Integration der beiden Systeme ermöglicht es, dass jedes von ihnen die einzige Quelle der Wahrheit für eine bestimmte Art von Metadaten ist, während gleichzeitig der Zeitaufwand des SFMOMA-Teams für die Aktualisierung von Informationen und das Aussortieren doppelter Dateien minimiert wird.

"Wir haben früh erkannt, dass sich die beiden Systeme sehr gut ergänzen", sagt Cristiano Bianchi, Direktor von Keepthinking. "Bei Qi geht es um Metadaten und Prozesse, bei NetX um digitale Bestände: Die Kombination ihrer Arbeitsabläufe war eine naheliegende und einfache Sache."

Für das SFMOMA ist Qi die Quelle der Wahrheit für alles, was mit den Kunstwerken zu tun hat, wie z. B. Titel, Künstler, Abmessungen, Medium, Standorte, Bewertungen und Kreditlinien. NetX ist die Quelle der Wahrheit für Daten, die sich mehr auf die Bilder selbst beziehen, wie Fotograf, Ressourcentyp, Nutzungsbeschränkungen und die Art der Bildansicht (z. B. Primäransicht oder Referenzbild).

"Wir versuchen sicherzustellen, dass es eine klare Abgrenzung zwischen der Art der Metadaten gibt, die in NetX und in Qi erfasst werden", sagt Weisberg.

Pilotprojekt einer Partnerschaft

Während die Integration für das SFMOMA das Ergebnis eines speziellen Projekts beider Software-Anbieter war, sind nun die Weichen für eine nahtlose Zusammenarbeit von NetX und Qi für andere Museen gestellt, die mehr Funktionalität zwischen ihrem DAM und CMS wünschen.

"NetX und Qi waren während des gesamten Prozesses wirklich großartige Partner", sagt Weisberg.

Misunas stimmt dem zu. "Sie waren beide sehr enthusiastisch, wenn es um neue Dinge ging, die wir machen wollten", sagt sie.

Im Laufe der Jahre hat NetX sein Data Source Sync (DSS) Tool eingesetzt, um Daten aus verschiedenen Collections Management Systemen zu ziehen und sie Feldern im NetX DAM zuzuordnen. In den meisten Fällen stellen Museen den Antrag, dass ihr CMS Bilder von NetX abruft, um ihre Sammlungsdaten zu aktualisieren. Dies ist zwar möglich, aber bisher mussten die Museen ein Team für die Integration mit der API von NetX bereitstellen. Mit Qi wurde das Abrufen von Bildern und die Synchronisierung von Daten durch eine vollständige Integration unter Verwendung der APIs der beiden Plattformen nahtlos ermöglicht. Wenn Sie mehr erfahren möchten, vereinbaren Sie einen Termin mit einem NetX DAM-Spezialisten.