Fallstudie: Jüdisches Museum

Wie das Jüdische Museum die Rechte für Wechselausstellungen mit DAM-Software verwaltet

Das Jüdische Museum befindet sich in der Warburg-Villa auf der Museumsmeile von New York City und verfügt über eine ständige Sammlung von fast 30.000 Kunstwerken, zeremoniellen Objekten und Medien sowie über wechselnde Ausstellungen.

Die Sammlung digitaler Assets des Museums steht einer Vielzahl von Personen zur Verfügung, darunter der Marketing- und Kommunikationsabteilung, der Programmabteilung und externen Nutzern wie Reportern. Der Einsatz der NetX DAM-Software hat die Verwaltung der Rechte von Wechselausstellungen erleichtert und den Zugriff auf die Bilder vereinfacht.

Verwaltung von Rechten für Wechselausstellungen

Viele der Ausstellungen des Museums beinhalten Kunstwerke außerhalb der ständigen Sammlung. Aus diesem Grund hat das Museum nur begrenzte Rechte, wenn es um die Verwendung von Bildern für Werbezwecke geht. Der Koordinator für Rechte und Reproduktionen des Museums ist für die Beschaffung und Freigabe von Bildern für die Verwendung zuständig.

Vor der Implementierung von NetX verwaltete der Koordinator für Rechte und Reproduktionen die zur Verwendung freigegebenen digitalen Assets in einer Tabelle, indem er sie manuell in einen öffentlichen Ordner verschob und ein Google-Dokument aktualisierte, wenn die Assets zur Verwendung bereit waren. Das System war umständlich und schwer auf dem neuesten Stand zu halten.

Ein weiteres Problem bestand darin, dass die Bilder den Marketing- und Kommunikationsteams erst in letzter Minute zur Verfügung standen, was eine vorausschauende Planung ihrer Termine erschwerte.

Das Museum benötigte einen einfacheren Workflow, um zu verwalten, welche Assets wann zur Verfügung standen.

Vereinfachung der Arbeitsabläufe mit NetX

Als Carlos Acevedo, Digital Asset Manager des Jüdischen Museums, an Bord kam, begann er mit der Implementierung eines DAM, das es dem Koordinator für Rechte und Reproduktionen ermöglichen würde, ein rationalisiertes Selbstbedienungsmodell zu schaffen. Er entschied sich für NetX, nachdem er interne Gespräche geführt und eine Liste mit Anforderungen erstellt hatte.

"Wir verwenden NetX, um den Benutzern den Zugriff auf so viele Bilder wie möglich zu ermöglichen und gleichzeitig ein gewisses Maß an Transparenz in Bezug auf die Freigabe von Bildern zu gewährleisten", erklärt Acevedo. Das schafft ein Selbstbedienungsmodell für die Nutzer, verkürzt die Vorlaufzeiten für das Marketingteam und reduziert den Aufwand für den Koordinator für Rechte und Reproduktionen.

Der Rechte- und Reproduktionskoordinator arbeitet jetzt in einem NetX-Ordner, der für alle anderen Benutzer unsichtbar ist. Sobald die Assets hochgeladen und mit Metadaten versehen sind, werden sie in einen öffentlichen Ordner übertragen.

Sie laden auch Dokumente wie unterzeichnete Verträge, Lizenzvereinbarungen und Kopien von E-Mail-Konversationen in NetX hoch. Diese werden dann verknüpft, um eine Beziehung zu den entsprechenden Bildern herzustellen, was dem Rechte- und Reproduktionskoordinator Zeit spart, da er genau herausfinden kann, was ein Rechteinhaber über die Nutzung gesagt hat.

Rechteverwaltung mit Metadaten

Drei Metadatenfelder erklären, wie ein Asset verwendet werden kann:

• Berechtigungen - Freigegebene Verwendungszwecke (Alle Verwendungszwecke, Kuratorisch, Marketing, Digital, Pressemappe, Nicht verwenden, usw.) Wenn ein Asset den Metadatenwert "Nicht verwenden" hat, löst der Versuch, das Bild herunterzuladen, eine Anfrage zur Genehmigung des Downloads aus)
• Ausnahmen - Alle Ausnahmen von den Freigaben im Feld "Berechtigungen" (z. B. ein Bild, das für "Alle Verwendungen außer soziale Zwecke" freigegeben ist)
• Einschränkungen - Ein Freitextfeld, das dazu dient, zusätzliche Informationen zu übermitteln (z. B. dass ein Bild vor der Verwendung eine Layout-Genehmigung des Rechteinhabers erfordert)

"Das gibt unseren Nutzern in den verschiedenen Abteilungen mehr Vorlaufzeit, um zu wissen, was verfügbar ist, anstatt darauf zu warten, dass alles in letzter Minute kommt", sagt Carlos. Außerdem können die Nutzer beantragen, dass der Rechte- und Reproduktionskoordinator Bilder für bestimmte Zwecke freigibt.

Ausmusterung abgelaufener Bestände

Das Team des Jüdischen Museums nutzt auch Verfallsdaten und AutoTasks in NetX. Assets können so eingestellt werden, dass sie zu einem bestimmten Datum ablaufen, woraufhin eine AutoTask den Attributwert automatisch auf "Nicht verwenden" setzt. Dadurch wird verhindert, dass Personen das Asset nach dem Ende der Ausstellung herunterladen.

Nach dem Ende der Ausstellung werden die Bilder außerdem aus den öffentlich zugänglichen Ordnern in einen Verwaltungsordner verschoben.

Das Ergebnis ist ein Workflow, der die Komplexität reduziert und bedeutet, dass sich niemand mehr fragen muss, ob er ein bestimmtes Asset verwenden darf", sagt Carlos. "NetX hilft unseren Nutzern, fundierte Entscheidungen zu treffen, und macht die Dinge für alle weniger stressig.