Fallstudie: Gresham, Smith und Partner

Herausragende Architektur

Gresham, Smith and Partners gehört zu den führenden Architektur-, Ingenieur- und Innenarchitekturbüros in den Vereinigten Staaten und verfügt über besondere Fachkenntnisse in den Bereichen Luftfahrt, Gesundheitswesen, Unternehmens- und Stadtplanung, Industrie, Umweltverträglichkeit, Verkehr und Wasserdienstleistungen (einschließlich des Logan Airport in Boston). Von 18 Büros aus betreut das vielseitige Team von GS&P mit mehr als 850 Mitarbeitern nationale und internationale Kunden und bietet maßgeschneiderte Lösungen für eine Vielzahl innovativer Projekte, die den Anforderungen einer sich ständig verändernden globalen Gesellschaft gerecht werden.

Die Pflege einer aktuellen Bibliothek mit Zeichnungen, Karten, Diagrammen, Planungsunterlagen und Fotos von abgeschlossenen Projekten ist für das Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um seine Kompetenz und Glaubwürdigkeit zu demonstrieren, sein Geschäft auszubauen und neue Kunden zu gewinnen. Die archivierten Fotos, Bilder und Dokumente werden für neue Projektvorschläge, Präsentationsmappen abgeschlossener Projekte sowie Marketing- und Werbematerialien verwendet und sind daher für den Gesamterfolg des Unternehmens wichtig.

Herausforderungen - Notwendigkeit eines effizienteren Zugriffs auf digitale Bestände

Mit mehr als 16.000 digitalen Assets in der Bibliothek und einem Zuwachs von etwa 50 pro Woche erkannte GS&P die Notwendigkeit, ein DAM-System (Digital Asset Management) der Unternehmensklasse zu standardisieren. In der Vergangenheit wurden die Dateien im Unternehmensnetzwerk gespeichert und nach Projektnummern in einer einfachen Dateiverzeichnisstruktur organisiert. Die Mitarbeiter mussten die Dateiordner manuell nach Bildern und Dokumenten durchsuchen. Da selbst die einfachsten Suchfunktionen fehlten, war dieser Prozess umständlich und zeitaufwändig.

In der Hoffnung, die Zugänglichkeit zu den Beständen zu verbessern, entwarf das Unternehmen eine Benutzeroberfläche, die es den GS&P-Mitarbeitern ermöglichen sollte, Dateien im Netzwerk zu durchsuchen. Obwohl dies die Suchmöglichkeiten bis zu einem gewissen Grad verbesserte, war der Prozess immer noch ineffizient, da die Mitarbeiter nur nach Projektnummern suchen konnten. Es herrschte Frustration, insbesondere bei den Mitarbeitern, die unter Zeitdruck standen, um bestimmte Fotos und Dokumente für neue Geschäftsvorschläge zu finden.

"Unsere Mitarbeiter verschwendeten viel Zeit mit dem Versuch, die richtigen Fotos und Dokumente zu finden", so Chip Jordan, Visual Communications Manager, der bei GS&P für Branding, die Entwicklung von Websites und Begleitmaterialien, Fotografie und Werbung zuständig ist. "Wenn ein Mitarbeiter den offiziellen Namen eines Projekts kannte, konnte er eine Reihe von Fotos oder Dokumenten aufrufen, um sie zu durchsuchen und schließlich das zu finden, was er suchte. Wenn sie das nicht wussten, mussten sie suchen, jemanden finden, der den Projektnamen und die Projektnummer kannte, oder einfach aufgeben."

Während die Verbesserung der Suchfunktionen ganz oben auf der Prioritätenliste der GS&P-Mitarbeiter stand, war es ebenso wichtig, die Asset-Bibliothek in die vorhandene Projektmanagement-Software und die Planungswerkzeuge zu integrieren. Die Mitarbeiter von GS&P verwenden Deltek Vision®, eine Vollfunktionssoftware für projektbezogene Unternehmen, um wichtige organisatorische Funktionen wie Projektstatus, Ressourcenzuweisung, Buchhaltung, Zeit- und Kostenerfassung und Rechnungsstellung zu verfolgen. Die Teams für Marketing und visuelle Kommunikation verwenden die Adobe Creative Suite für die Entwicklung und Verwaltung umfangreicher Grafiken, Fotos und Marketingmaterialien. Das ideale DAM-System musste sich in die bestehenden Anwendungen und die Infrastruktur des Unternehmens integrieren lassen, kosteneffizient und einfach zu bedienen sein.

NetX - Leistungsstarke Suchfunktionen und Integration

Nach sorgfältiger Prüfung anderer Content- und Asset-Management-Systeme, darunter Canto Cumulus, Microsoft SharePoint und Software von Stock-Image-Firmen, entschied sich GS&P für NetX, eine webbasierte Digital-Asset-Management-Lösung zur Verwaltung großer Bibliotheken mit Bildern, Dokumenten und Rich-Media-Dateien.

Mithilfe der serviceorientierten Architektur und der Web-Services-Komponenten von NetX verknüpft GS&P das Asset-Repository mit Deltek Vision und allen Adobe-Design-Anwendungen, so dass die Mitarbeiter direkt aus ihrer Projektmanagement-Software oder ihren kreativen Design-Tools heraus transparente Verbindungen zu den Assets herstellen können. Integrierte Metadatenfunktionen weisen automatisch Kriterien zu, mit denen jedes Asset gespeichert, gesucht und abgerufen werden kann, und zwar auf der Grundlage der bestehenden Projektmanagement-Taxonomie von GS&P, so dass das Unternehmen schnell und effizient leistungsstarke Suchfunktionen einrichten kann.

"Einer der Hauptgründe, warum wir uns für NetX entschieden haben, war seine offene Architektur und seine Fähigkeit, sich mit praktisch jeder relationalen Datenbankanwendung zu verbinden", so Gordon Vaughn, MIS Manager bei GS&P. "Eine weitere wichtige Anforderung war die Fähigkeit, integrierte Sicherheit mit Windows Active Directory zu bieten, um eine einmalige Anmeldung zu ermöglichen, so dass sich die Mitarbeiter keinen separaten Benutzernamen und kein Kennwort merken müssen und gleichzeitig ein angemessenes Sicherheitsniveau aufrechterhalten wird. NetX ist äußerst flexibel und ermöglicht es uns, die Benutzeroberfläche an die sich ständig ändernden Anforderungen des Unternehmens anzupassen und gleichzeitig die Standardfunktionalität des Produkts beizubehalten.

Letztendlich wollen wir, dass unsere Mitarbeiter ihre Zeit mit dem verbringen, was sie am besten können, sei es Architektur, Ingenieurwesenund Innenarchitektur oder Seitenlayout für eine Verkaufspräsentation. Mit NetX lässt sich das richtige Foto oder Dokument schnell und einfach finden, so dass mehr Zeit für wichtige Aufgaben zur Verfügung steht.

Chip Jordan, Manager für visuelle Kommunikation bei GS&P

Vorteile - Halbierung der Suchzeit, Verbesserung der Qualität der Marketingmaterialien

Mit NetX als zentralem Digital Asset Hub für GS&P hat das Unternehmen die folgenden Vorteile realisiert:

• Zeitersparnis und Produktivitätssteigerung - Flexible Suchfunktionen, verbesserter Zugriff auf Dateien und robuste Asset-Management-Funktionen, einschließlich automatischer Aufgabenverteilung, gespeicherter Suchvorgänge und automatischer Dateikonvertierung, reduzieren den Zeitaufwand der Mitarbeiter für die Suche nach Assets oder deren Wiederverwendung erheblich und ermöglichen es ihnen, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren. Das Marketingteam von GS&P schätzt, dass NetX die Suchzeit um die Hälfte reduziert hat.
• Optimierte Arbeitsabläufe und Zusammenarbeit - Marketing- und visuelle Kommunikationsteams können Bilder und Dateien mit Mitarbeitern in Stapeln oder Gruppen austauschen, so dass die Teams Assets schnell überprüfen, vergleichen und neu verwenden können. Durch die nahtlose Integration in die unternehmensweite Projektmanagement-Datenbank von GS&P haben die Mitarbeiter direkten Zugriff auf die Assets, was die Zusammenarbeit und den Workflow verbessert. Die Mitarbeiter können auf niedrig- und hochauflösende Dateitypen zugreifen und Dateien in fast jeden Dateityp konvertieren, was die gemeinsame Nutzung und Wiederverwendung von Assets verbessert.
• Verbesserte Qualität von neuen Projektvorschlägen und anderen Marketingmaterialien - Erweiterte Metadatenfunktionen, leistungsstarke Suchfunktionen und die nahtlose Integration in bestehende Anwendungen ermöglichen es den Mitarbeitern von GS&P, das richtige Asset zu finden, wenn sie es brauchen, und so mehr Zeit für die Erstellung von Materialien zu haben.