Fallstudie: Alvin Ailey
Wie die Verdopplung von NetX DAM den digitalen Ressourcen des Alvin Ailey American Dance Theater neues Leben einhauchte
Über das Alvin Ailey American Dance Theater
Das 1958 gegründete Alvin Ailey American Dance Theater besteht aus mehreren Abteilungen:
- Das Joan Weill Center for Dance in New York City
- Zwei tourende Tanzkompanien
- Eine Vollzeit-Tanzschule
- Öffentlicher Unterricht durch The Ailey Extension
- Eine Reihe von kommunalen Kunsterziehungsprogrammen
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Die Herausforderung
Mit über sechzig Jahren an Fotos, Programmheften und Videos aus jeder dieser Abteilungen ist das digitale Archiv von Alvin Ailey sehr umfangreich. Als Chad Sutton vor fünf Jahren als Leiter der Informationstechnologie an Bord kam, sah er sich mit einem sechs Jahre alten DAM-System (NetX Digital Asset Management Software) konfrontiert, das aufgrund von Zeitmangel und mangelnder Eigenverantwortung nie offiziell implementiert worden war. Die meisten Ressourcen des Teams waren für den Betrieb der Lösung und nicht für die Konfiguration und Nutzung des Systems vorgesehen. Keines der Assets war mit Tags versehen, niemand konnte leicht finden, was er suchte, und die digitale Geschichte von Alvin Ailey drohte durch die Maschen zu rutschen.
Die Ziele von Alvin Ailey
Alvin Ailey benötigte ein System, mit dem Beteiligte aus verschiedenen Abteilungen schnell digitale Assets finden konnten, um Marketingmaßnahmen, Bildungsinitiativen und Community Outreach zu unterstützen. Die Anforderungen an ein DAM waren:
- Gut organisiert
- Intuitiv zu bedienen
- Einfach mit anderen Systemen zu integrieren
- Einfache Freigabe von Assets außerhalb der Organisation
Die Lösung
Alvin Ailey löste das Problem der Auffindbarkeit, indem es einen DAM-Berater mit bibliothekswissenschaftlichem Hintergrund einstellte, der mit Sutton und anderen Beteiligten im gesamten Unternehmen zusammenarbeitete, um eine unternehmensweite Taxonomie und ein Metadatenschema zu erstellen.
Nachdem alle digitalen Assets ordnungsgemäß kategorisiert und getaggt waren, nahm Alvin Ailey sein DAM erneut unter die Lupe, um sicherzugehen, dass NetX immer noch die richtige Wahl für das Unternehmen war. Nach einem Vergleich zwischen anderen Anbietern und der neuesten Version von NetX kam Alvin Ailey zu dem Schluss, dass NetX die beste verfügbare Option ist.
Es erfüllte ihre Kriterien:
- Das Tagging- und Metadatensystem ermöglichte die Organisation der Assets
- Das Markenportal machte das Auffinden und Herunterladen von Assets für jeden intuitiv.
- Die vollständig dokumentierte API eröffnete Möglichkeiten zur Integration mit anderen Systemen.
Die sichere Freigabe von Links innerhalb von NetX für Rezensenten, Veranstaltungsorte und andere Personen außerhalb des Unternehmens war einfach.
Implementierung
Sutton und sein Team durchliefen den Onboarding-Prozess von NetX, um sicherzustellen, dass die Software vollständig implementiert und nach ihren Bedürfnissen konfiguriert wurde. Dazu gehörte auch die Integration des neuen Taxonomieschemas in die Software auf der Grundlage der Bemühungen des DAM-Beraters, so dass die Funktionalität von NetX optimal genutzt werden konnte.
Das NetX-Team unterstützte Alvin Ailey auch bei der Umstellung von einer On-Premise-Lizenz auf eine Cloud-basierte Lösung, die weniger Wartung und Instandhaltung erfordert.
Nach dem Start des neu aufgebauten Systems identifizierte und schulte Sutton Content Manager in jeder Abteilung, die das Hochladen und Markieren von Assets verwalten.
Ergebnisse
Jetzt können die Beteiligten im gesamten Unternehmen über die übergeordneten Ordner oder die Suchoberfläche schnell das finden, was sie suchen. "Das Markenportal ist wie Tag und Nacht", sagt Sutton. "Es gibt nichts Ablenkendes oder Verwirrendes auf der Oberfläche; sie ist sehr übersichtlich und einfach zu bedienen.
Alvin Ailey kann außerdem auf einfachere und sicherere Weise Assets mit Prüfern, Veranstaltungsorten und anderen außerhalb der Organisation teilen. Anstatt nach den richtigen Assets zu suchen und sie auf einen File-Sharing-Dienst hochzuladen, können die Benutzer nun einfach und sicher Links zu Assets in NetX teilen.
Da Alvin Ailey nicht mehr seine eigenen Server verwalten muss, ist der Betrieb des DAM nun weniger kostspielig - und weniger umständlich.
"Jeder, mit dem wir im Beratungsteam von NetX gesprochen haben - die Mitarbeiter der Professional Services, die Techniker und die Support-Mitarbeiter - waren großartig in der Zusammenarbeit", so Sutton. "NetX hat sich von einem Anbieter, den wir loswerden wollten, zu einem Anbieter entwickelt, den wir alle lieben."
Foto von Andrew Eccles: Linda Celeste Sims und Glenn Allen Sims, Mitglieder der Ailey Company, in Alvin Aileys Revelations.
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"Jeder, mit dem wir im Beratungsteam von NetX gesprochen haben - die Mitarbeiter der Professional Services, die Techniker und die Supportmitarbeiter - waren großartig in der Zusammenarbeit. NetX wurde von einem Anbieter, den wir loswerden wollten, zu einem Anbieter, den wir alle lieben."
Medien mit freundlicher Genehmigung des Alvin Ailey American Dance Theater.
- Alvin Ailey und Judith Jamison, 1969, Foto: Jack Mitchell. © Alvin Ailey Dance Foundation, Inc. und Smithsonian Institution.
- Ailey-Kompaniemitglieder Samantha Figgins und Jeroboam Bozeman, 2018. Photo by Andrew Eccles.
- Das Haus der Alvin Ailey Dance Foundation, das Joan Weill Center for Dance. Foto © Frederick Charles
- Jamar Roberts und Jacqueline Green vom Alvin Ailey American Dance Theater in A Case of You von Judith Jamison. Foto von Paul Kolnik (150 dpi)